Manolo de la Fuente

Het digitaliseren van inkomende post: duur?

27 oktober 2011, door Manolo de la Fuente
Het aantal aanvragen bij PostNL voor het digitaliseren van inkomende post groeit behoorlijk. Daarbij gaat het vooral om het scannen van inkomende documenten, ten einde de kosten van de postverwerking te drukken. Daarnaast komen er veel aanvragen van beginnende en snelgroeiende ondernemingen die alles zo veel mogelijk digitaal willen doen.

Uitbesteden kost geld

Het scannen en verwerken van een inkomende factuur kost all-in tussen de € 7,- en € 10,- per stuk. Voor ons, maar ook voor andere collega's in onze branche, is het eigenlijk pas vanaf een bepaald volume rendabel om dit werk uit handen te nemen. Onder dat volume willen ondernemers nu eenmaal niet de prijs betalen die wij ervoor vragen (en dat begrijpen we best).

 

Wanneer is uitbesteden relatief goedkoop?

In onderstaande tabel kunt u zien wanneer het voor een organisatie relatief duur is om inkomende post uit te besteden. En wanneer relatief goedkoop.

  

Duurder om uit te besteden

Goedkoper om uit te besteden

 

Veel gemengde post, ook bijvoorbeeld klachten en direct mail op één bezorgadres.

 

 

Uniforme stroom van vergelijkbare post, zoals facturen, polissen, enquêtes en antwoordkaarten.

Post én pakketten op hetzelfde adres. (Pakketten moeten namelijk worden doorgestuurd).

 

Post die naar een groot aantal verschillende afdelingen moet worden doorgestuurd.

 

Post die naar één of slechts enkele afdelingen moet worden doorgestuurd.

Post met grote bewerkingsintensiteit, zoals ontnieten, ezelsoren eruit halen, diversiteit aan papierdiktes en -formaten, enz.

 

Post op relatief stevig papier met uniform formaat en weinig nietjes, zoals de meeste facturen (één A4-tje).

Gedigitaliseerde post waarvan de stromen in een groot aantal formaten moeten worden klaargezet voor verwerking in een grote diversiteit aan systemen, zoals bijv. ERP en CRM-pakketten.

 

Stroom in één outputformaat voor één systeem.

Veel kleine stromen post.

Eén (of slechts een beperkt aantal) grote poststroom(en).

 

 

Reken dus op een relatief hoge prijs als de inkomende stroom post er uitziet zoals in de linkerkolom. Maar wanneer uw post overeenkomt met de rechterkolom wordt de prijs lager. Voordat u leveranciers langs laat komen is het dus raadzaam om na te denken hoe u uw poststromen zoveel mogelijk laat aansluiten op de specificaties in de rechterkolom.

 

Wat kunt u zelf te doen om de prijs te verlagen?

Vaak is de stroom inkomende facturen de grootste stroom van een organisatie. Facturen maken 20% tot 25% uit van de totale poststroom in Nederland. Alleen al het openen van een aparte postbus voor uw facturen kan de stromen behoorlijk scheiden. Het enige wat u dan nog moet doen, is uw leveranciers 'opvoeden', zodat ze in het vervolg hun facturen naar het nieuwe adres sturen. Voor enquêtes en antwoordkaarten is het nog eenvoudiger: Open een antwoordnummer en gebruik dat alleen voor deze responsstromen.

 

Wat kunnen wij voor u doen?

PostNL houdt voor zichzelf globaal een ondergrens aan van klanten met minimaal 50.000 stuks inkomende post op jaarbasis. Daaronder verwijzen we voor inkomende facturen naar onze partners zoals Digicountant. Zij organiseren voor een groot aantal ondernemers de facturenstroom, in samenwerking met PostNL.

 

Manolo de la Fuente