Manolo de la Fuente

Piekverwerking in data-entry: te duur om zelf te doen!

20 december 2011, door Manolo de la Fuente
Bij PostNL merken we dat veel bedrijven een kerstpiek hebben als het om data-entry gaat. Banken zijn daarvan een goed voorbeeld. We hebben nu de hoos van aanvragen voor spaarloonregelingen achter de rug. En volgend jaar gaan we de massa uitkeringsformulieren in goede banen leiden. We nemen banken zo heel wat werk uit handen. En dat wordt gewaardeerd. Want organisaties die te maken hebben met grote stromen inkomende formulieren, merken dat het managen van pieken een vak is. Naar mijn mening hebben ze daar helemaal gelijk in.

Een beter idee …

Ik vind dat bijvoorbeeld banken en verzekeringsmaatschappijen de verwerking van data-entry pieken niet zelf zouden moeten doen. Waarom? Om dat het gewoonweg te duur is. Je hebt altijd te maken met een (te) beperkte hoeveelheid mensen. Je moet (tijdelijk) personeel werven én trainen. En dan weet je nog niet zeker of ze juiste kwaliteit kunnen leveren. Waarom zou je de piekbelasting van bijvoorbeeld een spaarloonregeling nog zelf organiseren? Misschien is het inschakelen van een ervaren, deskundige partij een beter idee.

 

De piek van PostNL

Als er één organisatie is die met pieken om kan gaan, is het wel PostNL. Vanwege de massa's kerstgroeten in december verdubbelt het volume tot bijna 30 miljoen stuks post per dag. Het organiseren van deze piek start al in januari en is een voltijdsbaan voor een aantal van mijn collega's.

 

Video coderen

Veel werk dat we doen, is video coderen. Dat is de data-entry van postcodes op brieven die niet gelezen konden worden door de sorteermachines. Van deze brieven wordt een image gemaakt, die op een beeldscherm wordt gepresenteerd. Mijn collega's lezen de postcodes en doen handmatig de data-entry van de postcodes.

Voorheen waren tijdens de kerst voor het video coderen 300 extra mensen nodig. Alle zeilen moesten worden bijgezet, want er werden pieken gehaald van zo'n 500.000 images per uur. De uitzendkrachten werden ruim op tijd geworven en getraind. De kosten bestonden uit:

 

  • De uurkosten van de uitzendkrachten, inclusief trainingskosten
  • 24 vaste krachten die wekenlang in touw waren  met opleiding, toezicht, communicatie met de uitzendbureaus, beoordelen en eventueel vervangen van uitzendkrachten
  • Inrichten van 300 extra werkplekken en werkstations, bovenop de 200 al bestaande werkplekken.

 

Naar de Filippijnen

De verwerking van de PostNL piek is sinds 2010 verplaatst naar Filippijnen. Het inhuren van arbeidskrachten is daar een stuk goedkoper en ze leveren bovendien ook een uitstekende kwaliteit. Op het moment dat ik dit schrijf, zijn er daar circa 600  mensen aan het coderen.  Een flinke zorg minder.

Kortom, piekverwerking in data-entry kun je beter uitbesteden. Als je daar anders over denkt, hoor ik dat graag!

 

Manolo de la Fuente