Manolo de la Fuente

Uitbesteden data-entry: eng of eitje?

9 mei 2012, door Manolo de la Fuente
Uw organisatie is al flink aan het snijden. De externen zijn al de deur uit, er is een vacaturestop en medewerkers die weggaan worden niet meer vervangen. Hoe kun je nu nog besparen? Dat kan door zaken als data-entry aan landen uit te besteden waar de loonkosten lager zijn (offshoring). In Aziƫ bijvoorbeeld. Dit zal binnen uw organisatie veel vragen oproepen. Zelfs weerstand misschien. Sommige leveranciers van data-entry zullen beweren dat data-entry-offshoring heel eenvoudig is. Hebben ze daarin gelijk? Wat is offshoring nu echt? Eng? Of eitje?

Van eng naar eitje

Misschien bent u al een zoektocht gestart naar data-entry-leveranciers. En zoals u gemerkt hebt, zijn die er in groten getale. Hoe selecteert u nu de juiste leverancier? Heel eenvoudig. Als ze bij u op de koffie komen, stelt u de onderstaande vier vragen. Krijgt u niet de bijbehorende antwoorden, zoek dan verder of blijf data-entry gewoon zelf doen.

 

Vraag 1: Er is nog steeds weerstand in de organisatie. Hoe overkom ik die?

Weerstand tegen offshoring komt meestal uit twee hoeken.

  • Sommige van uw collega's zullen beweren dat niemand het werk beter kan doen dan de eigen organisatie. "Wij doen dat werk tenslotte al járen." Een vaak gehoord argument. Ook binnen PostNL. Dat is echter een misverstand. Een proef tijdens de drukste data-entry-periode van het jaar leerde ons dat de kwaliteit van de externe expert vanaf dag één beter was dan de kwaliteit die PostNL ooit heeft gehad. Onze les: als je uitbesteedt aan een expert waar duizenden mensen niets anders doen dan data-entry, levert dat betere resultaten op dan zelf doen. Bovendien kan het werk waar echt bedrijfsinhoudelijke kennis voor nodig is nog altijd door uzelf worden uitgevoerd.
  • Waarschijnlijk zal de ondernemingsraad vragen stellen over de werkomstandigheden op de Aziatische locatie. Men denkt toch gauw aan kinderarbeid. Onze les: je kunt praten tot je een ons weegt, maar dat helpt niet. Wat wel helpt, is om met de leden van de ondernemingsraad het vliegtuig te pakken naar de locatie. Laat ze rondkijken en praten met de mensen die het werk doen. Bij ons was iedereen toen binnen één uurtje om.

  

Vraag 2: Hoe houdt mijn organisatie controle?

Doe je activiteiten inhouse, dan kan je simpelweg even de werkvloer op lopen om zaken te checken. Na outsourcing kan dat lastiger zijn. De tegenvragen van de leverancier zouden echter moeten zijn: op basis van welke criteria en met welke frequentie wilt u rapportages zien en in welke situaties moet er direct contact met u gezocht worden? Verder zou de desbetreffende leverancier u moeten vertellen dat de rapportages uiteraard in lijn zijn met het serviceniveau dat u voor ogen heeft. Of met het niveau dat uw organisatie de afgelopen jaren heeft geleverd.

 

Vraag 3: Gebruiken jullie de offshore dienstverlening ook voor je eigen organisatie?

Wordt de vraag niet met ja beantwoord, dan heeft u reden om de wenkbrauwen op te trekken en te vragen waarom niet.

 

Vraag 4: Wat is de aantoonbare kwaliteit van jullie dienstverlening?

Als het goed is, vertelt de leverancier u iets over de tevredenheid van zijn klanten. Of over de doelstellingen die zijn behaald. Vraag gerust of u er een paar mag opbellen.

Uit al deze antwoorden moet bij u het gevoel achterblijven dat data-entry-offshoring verre van eng is. Misschien is het geen eitje, maar u bent ervan overtuigd dat de leverancier zijn uiterste best voor u gaat doen.

Heeft u zelf misschien tips hoe je goede data-entry-offshore-leveranciers kunt herkennen? Of denkt u er heel anders over? Ik hoor het graag!

 

Manolo de la Fuente